ケアマネージャーの業務に生成AIを活用！AI支援さんを導入して1年で残業時間を大幅削減【シャローム南沢居宅介護支援事業所】

シャロームには6年ほど前から勤務しており、在宅のケアマネジャーとして担当区域を回っています。

私を含めてケアマネ3名体制です。1人あたり約35名の利用者さんを担当しています。

担当の地域は自転車で10〜15分程度の範囲です。

社会福祉法人 三育ライフとしては、特別養護老人ホーム、デイサービス、ホームヘルプ、地域包括支援センター、ショートステイのほか、別拠点でもデイサービス事業を行っています。

朝に事業所全体で申し送りをして、そのあと午前に1〜2件、午後も1〜2件ほど利用者さん宅を訪問します。

訪問がない時間は、記録作成や各事業所との連絡調整を行っています。

利用者さんの生活の困り事、例えばトイレが大変、食事作りが難しい、入浴が負担になっているといった点を聞き取り、必要な介護サービスを紹介し、利用につなげるための調整を行うのが主な役割です。

ちょうど1年ほど前、世の中でAIブームと言われていた時期に、「音声を録音して文字起こししてくれる」という機能に注目したのがきっかけです。

ケアマネの仕事は記録作成の負担が非常に大きく、訪問後にメモを見ながらパソコンで記録を打ち直す作業にどうしても時間がかかっていました。

そうですね。記録に時間を取られて労働時間が伸び、残業も増えてしまう状況がありました。

そこで、記録にかかる時間を少しでも短くしたいという思いから、AI支援さんの導入を検討しました。

インターネットで検索して見つけたのがきっかけです。

最初は「録音→文字起こし」の操作に慣れなくて、うまくいかないこともありました。

でも、利用者さんやご家族の同意を得て録音してみると、「自分は何を質問し、どんな回答を得たのか」が客観的に確認できて、振り返りにも役立つことが分かりました。

はい。使ううちに操作にも慣れてきて、今では3名ともスムーズにAI支援さんを活用できている状況です。

まず、面談中に細かくメモを取らなくてよくなりました。

録音しておけば、戻ってから内容を正確に振り返れるので、その場は利用者さんやご家族の話に集中できます。

記録作成の時間はかなり短くなりました。
職員の中には、「1時間以上かかっていた記録が30分程度になった」という人もいます。

そのため残業時間も大幅に削減されました。

令和5年度に比べて、昨年度は残業時間が大幅に減りました。

記録で時間外労働をするにことが少なくなりましたね。

現在は iPhoneのボイスメモで録音して、あとからAI支援アプリにアップロードするという方法を採用しています。

訪問先ではWi-Fiが使えないことも多いので、スマホで録音した方が確実なためです。

最初はノートパソコンを持って行くことも考えましたが、ネット環境が不安定なこともありましたし、機材としても少し大掛かりになってしまうので。
その点、スマホでの録音であれば、ネットにつながっていなくても安定して録音できますし便利だなと感じています。

8〜9割の方は快く了承してくださいます。

どうしても抵抗のある方については、これまで通り手書きと手入力で対応しています。

はい、いくつかあります。

まずは、面談の中で出てくる「体調」「デイサービス」「ショートステイ」など、特定のキーワードを重点的に拾ってもらえる機能があると助かります。事前にキーワードを登録しておいて、そこに関する発言をしっかり拾ってもらえるイメージです。
あとは、各事業所から紙で届く書類も多いので、そういった紙の書類を読み取ってテキスト化してくれる画像読み取りの機能があると、AI支援の中で一緒に管理しやすくなると感じています。

こちらで意識しておきたいキーワードをしっかり拾ってもらえると、記録の確認もしやすくなりますね。実務的にもかなり助かる機能だと思います。

紙の書類は本当に多いので、それをそのままAI支援に取り込めるのはありがたいですね。

探す手間、保管のコストがかなり減りそうです。

ケアマネの業界でもAIへの関心は高まっています。業務負担の軽減という意味では、AIは確実に力になります。

そして大切なのは、「どう使えば業務が軽くなるか」を常に考えること。
新しい機能を定期的に紹介してもらえることもありがたく、使い方の幅が広がっています。