支援記録作成機能の使い方〜面談や会議を録音するだけで記録作成〜【AI支援さん】

「AI支援さん」の記録作成機能を使えば、面談や会議を録音するだけでAIが自動で文字起こしと要約を行い、日々の記録業務の負担を大幅に軽減できます！

この記事では、記録作成画面の開き方、音声の録音等を使った便利な多様な記録手順、そしてご利用時の注意点についてご案内します。

支援記録作成機能の便利なポイント

録音するだけで記録が完成！：タブレットやPCのマイクで録音するだけで、AIが自動で内容をテキスト化・要約します。
要約の出し方は調整可能：設定画面から「主観情報と客観情報を分けて記録する」など、事業所の方針に合わせた要約形式に調整が可能です。
選べる多彩な入力方法：音声録音だけでなく、テキストの直接入力、お手持ちの音声ファイル（100MBまで）のアップロード、画像・PDFからの文字読み取り（OCR）にも対応しています。

以下の3つの方法で、新しい記録作成画面を開くことができます。

AI支援さんには、3つのデータ形式で支援記録を入力可能です。

もっとも良く使っていただいているのが、面談記録を録音して記録作成する方法です！

面談や会議録を録音して記録作成する、おすすめの手順です。

画面上部の基本情報エリアで、「利用者」「担当者」「記録日」を選択し、「タイトル」を入力します（これらは必須項目です）。

面談や会議の音声を録音します。途中での「一時停止」や「再開」も可能です。

録音が終わったら、「停止」ボタンを押します。

画面下部の「保存」をクリックします。保存後、バックグラウンドでAIによる文字起こしと要約処理が始まります（完了するまでは「処理中」というステータスになります）。

「AI支援さん」では、作成した支援記録や議事録に「タグ」を付けることができます。タグを活用することで、後から特定の記録を検索したり、カテゴリごとに整理したりすることが格段にラクになります。

1つの記録に対して、複数のタグを自由に組み合わせて付けることができます（例：「#面談」「#不穏」「#作業支援」など）。

よく使うタグは候補として表示されるため、クリックするだけで選択できます。もちろん、新しいタグをその場で自由に入力して追加することも可能です。

ご自身で打ち込んだ（またはテンプレートから挿入した）テキストだけを保存する場合でも、「テキストをAIで要約する」にチェックを入れることで、AIがきれいに内容を要約してくれます。例えば、メールの長文をコピペして要約したり、電話の文字起こしを文章をコピペして要約する際に活用できます。

記録の種別を「議事録・事業所記録」に変更すると、利用者を選択せずに、施設内の会議録などを残すことができます。

「閲覧範囲」の設定で、一般職員には見せず「管理者・マネージャーのみ」が閲覧できるクローズドな記録を作ることも可能です。

AI機能を安全・正確にご活用いただくため、以下の点にご注意ください。

【重要】AIの出力内容は必ずチェックしてください。全文文字起こしや要約処理は最新のAIで行っておりますが、固有名詞や日付、文脈の間違い（ハルシネーション）が発生する可能性があります。作成された記録はそのままにせず、必ず職員様ご自身で中身を確認した上でご利用ください。
録音中は保存できません。録音中や一時停止中の状態では「保存」ボタンを押すことができません。必ず「停止」ボタンを押して録音を終了させてから保存してください。
音声入力と画像読み取りの併用について。音声録音機能と、画像・PDFの読み取り（OCR）機能は、同時に使用できない場合があります。用途に合わせてどちらかをご利用ください。